Administratief ondersteuner Tijdelijk met uitzicht op vast

FTE: 0,3 – 0,5

Salarisschaal: Tijdelijk met uitzicht op vast

In het kort
Voor 1 november 2022 tot 1 april 2023 zijn wij op zoek naar een administratief ondersteuner. Dit voor ons team cursussen, die zich inzet zodat cursisten succesvol aan hun vervolgstudie kunnen beginnen. De functie is tijdelijk met uitzicht op een langer dienstverband, dit voor 20 tot 28 uur per week met een salarisindicatie van € 2.000,- tot € 2.500,- bruto op basis van een fulltime dienstverband.
 
Wat ga jij doen?  
Het is jouw doel om onze cursisten van juiste informatie en cursusmateriaal te voorzien  voor onze cursussen en dat zij zich prettig voelen in de leslokalen. Je bent tevreden wanneer de cursisten ook tevreden zijn. Jij hebt oog voor een duidelijke administratie m.b.t. ons cursusmateriaal en kan direct hands on het cursusmateriaal versturen. Jij krijgt er energie van om onze cursisten te woord te staan aan de telefoon, via mailcontact en bij ons op kantoor. Je vraagt hen naar hun ervaringen over de cursus en hoe het tentamen is gegaan. Jij wijst hen de weg naar het juiste lokaal en houdt de lokalen netjes. Daarnaast werk je samen met het team aan het bijhouden van een juiste administratie, stuurt cursusmateriaal op en ondersteunt de docenten, zodat zij een goede les kunnen geven. Je werkt voornamelijk mee in de backoffice en zal af en toe bijspringen in de frontoffice. 
 
Het team waarmee jij samenwerkt:

• De office manager, die zicht houdt op het volledige pand;
• De teamleider en de coördinatoren van de cursussen;
• De ervaren (freelance) docenten die de cursussen geven.

De verantwoordelijkheden die jij bij WisMon krijgt:
 

• Het tijdig inpakken, versturen, klaarleggen en retours verwerken van cursusmateriaal: boeken, cursusblokken, bundels, pennen etc. Je verwerkt deze administratie in ons systeem FileMaker;
• Het ondersteunen van team cursussen in de cursusadministratie, o.a. in Teams van Office 365 en Filemaker en het meehelpen in het organiseren van de voorlichtings open dagen op Hogescholen en Universiteiten. Voor de start van de cursussen zet je de roosters klaar in Teams, en plaats je de lokalen in de weekplanning van WisMon. Tijdens de cursusperiode controleer je of cursisten aanwezig zijn en bel je de cursisten na voor evaluaties over de cursus. Na de cursus check je of alle cursisten nog toegang behoren te hebben tot de Teams omgeving en schoon je deze omgeving op. 
• Sporadisch regel je de volledige administratie van onze maatwerkcursussen.
• Het zorgen voor continu goedverzorgde leslokalen en faciliteiten. Voordat de cursussen starten controleer jij alle leslokalen en zorgt voor een volgende frisse start.

Wij bij WisMon zijn gedreven om bèta, wetenschap- en techniekonderwijs leuk en toegankelijk te maken. Dit doen wij met een ambitieus en betrokken team. We hebben concrete doelen en afspraken met elkaar, weten elkaar snel te vinden én vinden het gezellig om elkaar weer te spreken bij één van onze borrels.

Wij bieden:

• Afwisselend werk met eigen verantwoordelijkheid en eigenaarschap;
• Een functie waarin jouw eigen inbreng sterk wordt gewaardeerd; 
• Een ruime vergoeding afhankelijk van bevoegdheid en ervaring; 
• Een gezellig en gedreven team als collega’s;
• Werken in een mooi – monumentaal – pand;
• Een leuke parttimefunctie binnen een groeiende en enthousiaste organisatie in hartje Utrecht;  
• Minimaal 26 vakantiedagen (momenteel een pilot van onbeperkt aantal vakantiedagen);
• Reiskostenvergoeding;
• Een pensioenregeling bij Bright Pensioenen.

Over deze werkgever
WisMon is een onderwijsinstituut voor vraagstukken op het gebied van bèta, wetenschap en techniek. We verzorgen zelf onderwijs en helpen als kennispartner andere instellingen met de invulling van hun onderwijs. 

Naast deficiëntiecursussen om bètavakken te behalen en aangepast bèta-onderwijs voor anderstaligen, verzorgen we advies en implementatietrajecten, nascholing voor docenten, gastlessen voor leerlingen en praktische arrangementen voor scholen. Hiermee werken we aan innovatie op het gebied van wetenschap en techniek en 21e eeuwse vaardigheden. Dit doen we binnen thema’s zoals onderzoekend & ontwerpend leren, 3D-printen, robotica en programmeren en VR. Tevens ontwikkelen we onderwijs voor onderwijsinstellingen, diverse uitgevers en samenwerkingspartners. 

Door lesgeven te combineren met werken aan vernieuwend onderwijs creëren we combibanen en maken we het onderwijs aantrekkelijker voor docent én leerling. 

Samen maken we bèta, wetenschap en techniek leuk en toegankelijk voor iedereen.