Medewerker secretariële ondersteuning examencommissies Tijdelijk

FTE: <0,5 fte (minder dan 20 uur) Salarisschaal: Tijdelijk

Voor de examencommissies van MBO Utrecht zijn we op zoek naar een bevlogen collega voor secretariële ondersteuning voor 0,4 fte. De examencommissies zijn gehuisvest op de Daltonlaan 300 en Australiëlaan 23. 

Je profiel

In jouw rol ga je de examencommissies ondersteunen op organisatorisch en administratief gebied. Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Het betreft de onderstaande ondersteunende taken:

• e-mailboxbeheer; Jij screent inkomende e-mails op belang en prioriteit en zorgt er samen met de secretarissen voor dat de benodigde stukken op de agenda voor de vergadering komen te staan.
• Je controleert of verzoeken van studenten, bijvoorbeeld een vrijstellingsverzoek, volledig en correct zijn en geeft ze terugkoppeling middels een gestandaardiseerde e-mail. Eventueel voer je hierbij een kleine uitzoekactie uit om te achterhalen of alle benodigde documenten aanwezig zijn.
• Het agendabeheer van de Examencommissies; plannen, voorbereiden, bijhouden, taakbeheer, archiveren in Teams.
• Het versturen van (agenda-) uitnodigingen via Outlook en het plannen van afspraken in Teams voor leden van de Examencommissies. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vergaderingen of afspraken met studenten. Eenmaal jaarlijks worden de vaste vergadermomenten ingepland, ook hierbij kan jij de agenda-uitnodigingen gaan verzorgen.
• Notuleren tijdens vergaderingen.

Wie ben jij

• Je beschikt over minimaal mbo-4 werk en denkniveau, bij voorkeur heb je een administratieve achtergrond.
• Jij hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent administratief onderlegd.
• Je bent digitaal vaardig (Microsoft Office en Teams) en in staat om je het werken met nieuwe systemen (snel) eigen te maken.
• Je bent samenwerkingsgericht naar de mensen om je heen, zoals jouw collega’s, en je durft vragen te stellen en door te vragen wanneer je twijfelt of iets niet begrijpt.

Wij bieden

• een afwisselende baan;
• een leuk en dynamisch team van vier personen waaronder twee externe voorzitters en twee secretarissen.   
• Werkdag in ieder geval op donderdag en een dag in overleg.
• een examenorganisatie die volop in beweging is, met ambitieuze en lerende collega’s;
• een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar met uitzicht op vast;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een dertiende maand;
• een salaris met een minimum van € 2.040,- bruto per maand en een maximum van € 2.970,- bruto per maand (schaal 6 CAO MBO) bij een volledige betrekking. Inschaling is afhankelijk van ervaring en aantoonbare kennis en capaciteiten.

Solliciteren

Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan telefonisch (06-41277265) contact op met Amra Ploskic (voorzitter examencommissies Zorg en Welzijn en ICT en Techniek). Reageren kan tot uiterlijk 6 februari 2023. De gesprekken vinden fysiek plaats op de Daltonlaan 300. Druk op de sollicitatieknop en dien via het sollicitatieformulier je motivatiebrief en cv in.

Voor deze vacature wordt zowel intern als extern geworven. 

Over deze werkgever
MBO Utrecht is een kleinschalige onderwijsinstelling. We bieden met circa 500 medewerkers ruim 50 praktijkgerichte beroepsopleidingen aan ongeveer 5.500 studenten, in uiteenlopende domeinen van het mbo-onderwijs. We werken nauw samen met bedrijven en instanties om een goede afstemming van het onderwijs op de beroepspraktijk te garanderen.

Bij MBO Utrecht dragen alle medewerkers bij aan onze missie: het stimuleren van studenten in hun groei als mens én als zelfbewuste, flexibele professional. Zodat zij blijvend en waardevol bij kunnen dragen aan de samenleving van nu en morgen. En ook onze medewerkers krijgen de mogelijkheid om zich te ontwikkelen. Wij bieden medewerkers ruimte om ondernemend te zijn, grenzen te verleggen, kansen te zien en iets nieuws te creëren.

Om dat mogelijk te maken, werken wij vanuit drie kernwaarden: 

• Persoonlijk: wij stimuleren studenten om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen ontwikkeling. Dit noemen wij Persoonlijk Leren. Dit geldt ook voor onze medewerkers: bij MBO Utrecht krijg jij de ruimte om jouw ambities waar te maken. Vanuit een professionele leeromgeving faciliteren wij jouw professionele ontwikkeling.
• Verantwoordelijk: wij voelen ons verantwoordelijk om bij te dragen aan een meer duurzame en verdraagzame samenleving. We erkennen, waarderen en vieren verschillen. We werken aan een inclusieve en diverse school en maken ons hard voor een plek waar iedereen zich thuis voelt. Bij MBO Utrecht kan je rekenen op respect, ongeacht herkomst, achtergrond en identiteit.
• Verbonden: we vormen met elkaar een professionele leergemeenschap waarin we voortdurend samen ontwikkelen. Je leert met en van je collega’s, binnen en buiten MBO Utrecht. Er is ruimte, veiligheid en lef om te experimenteren en daarvan te leren.